Comment bien choisir son prestataire

Introduction :

Il existe différents types de prestataires, on retrouve les fournisseurs de nourriture, boissons, décorations, d’ambiance, de digital etc. L’objectif de faire appel à un prestataire est le suivant : la satisfaction d’un besoin.

Définition du besoin :

La définition du besoin dépend de la politique de l’entreprise et de la demande du client. Celle-ci précise les caractéristiques fonctionnels et techniques dont l’entreprise a besoin. Cette première étape consiste à déterminer les attentes et les exigences de l’entreprise.

Le sourcing :

Le sourcing correspond à la recherche de prestataires. Dans cette étape, il est essentiel de se poser la question : Quels sont les prestataires susceptibles de répondre à ma demande ? Il est donc possible de pratiquer soit la recherche ponctuelle ou bien la veille permanente. Pour la recherche des coordonnées, plusieurs sources d’informations existent :

• La connaissance de l’environnement de l’entreprise

• Les sources d’informations en interne

• Les sources d’informations en externe comme la presse, les salons, les syndicats professionnels etc.
  

L'appel d'offre : La notion d’appel d’offres correspond au processus par lequel un acheteur fait savoir à plusieurs fournisseurs potentiels qu’il a des besoins spécifiques. Dans celui-ci, on retrouve le cahier des charges de l’événement, le contexte, la date limite de réponse, les critères de sélection etc. Choix du ou des prestataires :

Pour choisir le bon fournisseur, il est nécessaire d’identifier un certain nombre de critères. Ceux-ci dépendent du type d’activité et de nos attentes. En ce qui concerne les critères de performances, on retrouve les critères de bases (Qualité, Prix, Délai …), les certifications et le risque financier, technique, lié au service et/ou lié à la livraison.

Ensuite, pour effectuer la sélection, il est possible de sélectionner sur le qualitatif (sur le sérieux, sur la nature globale de la prestation), sur le quantitatif (délais courts), sur le critère financier (facilité de payement, possibilité de collaboration sur des projets) et sur le critère logistique (proximité géographique, conditions d’approvisionnement).

La négociation du contrat :

Lors de cette étape, il est essentiel de préparer des arguments. Dans ce cas précis, on différencie les arguments généraux et ceux spécifiques aux produits. Ensuite, il faut préparer les points à négocier. Les points à faire apparaitre en clauses du contrat sont les suivants : la qualité (qui ne doit être ni trop élevé, ni trop base), les services annexes ainsi que les moyens de règlements.

Conclusion :

Bien choisir son fournisseur est primordiale car faire appel à un mauvais prestaires peut avoir de nombreuses conséquences comme une perte de temps et d’argent. C’est pourquoi, il faut affiner la recherche et la sélection de ses prestaires dans l’optique de trouver un fournisseur qualifié, en phase avec les attentes de l’entreprise. C Com Synergie, agence évènementielle

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